Notarly pour suivre vos dossiers
Terminés les loupés sur les dossiers. Suivez facilement l'avancement de vos dossiers, attribuez des tâches à votre équipe et collaborez en quelques clics.
.png)
Prioriser mes dossiers
Lorsqu'on fait face à un volume de travail important à l'étude, il est difficile de savoir par quel bout commencer. Surtout quand il s'agit de prioriser le traitement de ses dossiers pour ne pas prendre de retard. Pour s'aider, de nombreux notaires et collaborateurs créent leurs propres fichier excel de suivi de dossier. Mais mettre à jour un tel document occasionne de la double saisie, et vous demande un temps précieux..
Fonctionnalité
Pour solutionner ce problème, nous avons développé une solution de reporting simple, compatible avec votre logiciel de rédaction d'acte (et bientôt directement connecté à ce dernier). Avec Notarly, vous visualisez, sans effort et sans double saisie, l'ensemble de vos dossiers en cours. Cet écran est accessible à tous, notaire et collaborateur. Il permet à chacun d'adopter une vision synthétique et priorisée de son stock de dossier. Vos dossiers sont classé par degré d’urgence, ce qui facilite leur traitement.
Bénéfices
- Plus de double saisie, vous gagnez un temps précieux
- Vos priorités sont claires, votre traitement des dossiers est facilité
- Vos dossiers ne prennent plus de retard, car vous êtes en mesure d'anticiper
Suivre mes actions
Souvent, chacun a l’étude a ses propres outils pour réaliser le suivi de dossier. Certains utilisent leurs post-it, d’autres un word, un Excel, un trello. C’est facile quand on travaille tout seul, mais beaucoup plus compliqué dès qu’il s’agit de collaborer, ou de faire des passations sur les dossiers
Fonctionnalité
Pour répondre à cette problématique, nous avons développé une fonctionnalité qui facilite le suivi de l'ensemble de vos dossiers. Chacun accède indépendemment à son "stock" de dossiers en cours, et est en mesure de collaboer avec son binôme, son clerc ou son notaire, directement dans le dossier. Vous pouvez ajouter des tâches ou des conditions suspensives au dossier, y associer une date, et les attribuer aux membres de votre équipe. Vous êtes notifié lorque quelqu'un vous attribue une tâche, et pouvez suivre vos actions dans un tableau de bord personnel, où toutes vos actions sont rassemblées.
Bénéfices
- Plus de temps perdu à chercher une information sur un dossier, tout est centralisé dans Notarly
- Vous avez une vision claire et priorisée de vos tâches à réaliser
- Finis les passations ratées, ou les oublis sur les dossiers ! Vous collaborez facilement avec votre équipe, et êtes notifiés lorsque c’est nécessaire
Relancer les cold-case
Dans toutes les études, il y a des squelettes dans les placards ! Des "cold cases", ces vieux dossiers qu’on a oublié ou qu’on arrive pas à sortir. Et ces dossiers représentent souvent une manne financière importante pour l’étude. CE revenu dormant devient alors intéressante à activer, surtout dans une période de ralentissement de l’immobilier comme celle que l’on connait.
Fonctionnalité
Pour visualiser vos anciens dossiers et prendre des actions pour les réactiver, rien de plus simple. Nous avons créé pour vous une visualisation qui vous permet d’estimer la part que représentent les vieux dossiers dans votre stock de dossiers en cours. Vous pouvez ensuite zoomer sur leurs âges, et accéder directement aux détails des dossiers, avec leur nom, date de création et de signature prévisionnelle, mais aussi l'équipe en charge de ces dossiers
Bénéfices
- Plus de dossier oubliés au fond des placard, vos dossiers sont tous visible dans Notarly
- Vous estimez la part de vieux dossiers dans votre stock en 1 clic
- Vous avez toutes les infos nécessaires pour réactiver vos anciens dossiers, en relançant votre client, ou en demandant à vos collaborateurs de réaliser une action sur le dossier
"La vision sur la charge de travail de mes collaboratrices m'est utile au quotidien pour attribuer les nouveaux dossiers"
"Notarly me permet de répartir les dossiers entre les collaborateurs en ayant une vision d’ensemble de leur charge de travail respective. J’ai également une visibilité sur le prévisionnel des signatures.L'échange d’informations est fluidifié, le planning est plus lisible. Je commence à ressentir les effets bénéfiques sur la charge mentale que représente la gestion des dossiers de l’étude et des collaborateurs."
"J’ai choisi Notarly car il est primordial pour nous notaires d’avoir un outil nous permettant de visualiser simplement les dossiers en cours, la charge de travail entre les collaborateurs, ainsi que de prévoir le chiffre d’affaires.D’autant que Notarly est très simple à utiliser."
“La vision sur la charge de travail de mes collaboratrices m'est utile au quotidien pour attribuer les nouveaux dossiers”
“Le produit en lui même me plaît beaucoup : l'ergonomie est très agréable, les graphiques et indicateurs sont clairs et simples à appréhender”
"Depuis que je fonctionne avec Notarly, j’ai gagné en efficacité et sérénité dans l’échange et le suivi des dossiers avec mes collaborateurs, et dans la gestion de l’Office.Cet outil me permet d’avoir une vision globale sur le fonctionne de l’Etude grâce au suivi budgétaire, au volume d’activité des collaborateurs, et sur la priorisation des dossiers. J’en suis pleinement satisfaite ainsi que du suivi qui est réalisé par la créatrice du logiciel."
"Nouvelle utilisatrice de Notarly, l’outil me permet déjà d’avoir une meilleure vision de mon activité, prévoir mes revenus sur les mois à venir, afin de mieux anticiper et gérer la charge de travail, mais aussi organiser mes priorités.Lucie m’accompagne à toutes les étapes pour une utilisation optimale de l’outil au sein de ma structure."
“Notarly m'est utile pour estimer mes revenus prévus sur les prochains mois, et suivre mes dossiers dans le temps"