Développer votre étude : les indicateurs à suivre

Seulement 52% des notaires créateurs ont une stratégie et pilotent leur activité. Ce n'est pas moi qui le dit, mais le dernier baromètre de Fiducial réalisé auprès des notaires créateurs.

Or, pour développer votre étude et prendre les bonnes décisions aux bons moments, il est nécessaire de suivre vos activités de manière régulière.

Pour cela, vous devez identifier clairement vos objectifs, et les indicateurs de performance associés. Ces derniers doivent être adaptés au fonctionnement de votre étude, et surtout à la phase de développement dans laquelle vous vous trouvez.

Dans cet article, nous allons détailler pour chaque phase de développement :

1. Les objectifs qui lui sont propres
2. Les indicateurs de mesure à prendre en compte

Alors quels sont les grandes phases de développement d'une étude ? Et quels sont les indicateurs importants à avoir en tête tout au long de la vie de votre étude ?

La réponse en 3 minutes ci-dessous 👇

L'installation / la reprise

L'étude vient tout juste de voir le jour, vos bureaux sont flambants neufs, mais les clients se font rares (pour l'instant!). Si vous êtes dans le cadre d'une reprise, vous pouvez compter sur une clientèle pré-existante - qui n'empêche pas la poursuite de votre principal objectif.

Votre objectif : atteindre la viabilité économique le plus rapidement possible. C'est à dire générer suffisamment de revenus pour couvrir vos charges, et (le dernier mais pas des moindres) pouvoir vous payer.

Les indicateurs à mesurer :

1. Le nombre d'actes signé à l'étude : D'abord pour vous rassurer (ouf, le nombre d'actes que vous signez augmente dans le temps!). Mais aussi pour connaître votre rythme de croissance, et voir lorsqu'elle s'accélère
2. Le revenu moyen généré par acte : au début, vous aurez surtout des ventes, qui rapportent assez peu à l'étude en moyenne (sauf si vous gérez les biens des Clooney). Si le revenu moyen généré par la signature de vos actes augmente, c'est bon signe ! Votre activité est en train de se diversifier - vous tenez le bon bout !
3. Le revenu prévisionnel mensuel de l'étude : vous avez besoin de cette information pour calculer votre seuil de rentabilité. Il vous permettra de déterminer quand vous serez en mesure d'embaucher, et de vous verser un salaire !

Ici on voit dans la plateforme de pilotage Notarly que le revenu prévisionnel de cette étude augmente de mois en mois ! Le/la créateur qui l'a lancé.e sera bientôt en mesure de se payer, et de prévoir une première embauche au printemps.

La croissance

Vous signez de plus en plus d'actes mais vos semaines de 50 heures ne suffisent plus à absorber tous vos nouveaux dossiers. Vous commencez à avoir besoin de renfort.

Votre objectif : déterminer quand embaucher de nouveaux collaborateurs. Ceci pour éviter un éventuel burn-out et amorcer une croissance sereine et pérenne.

Les indicateurs à mesurer :

1. Le revenus prévisionnel mensuel : s'il augmente de manière exponentielle, c'est que votre croissance s'intensifie. Vous devez à tout prix prévoir une embauche, sinon vous allez vous retrouver sous l'eau d'ici peu.
2. Le nombre d'actes signés par services : vous identifiez simplement quel service génère le plus de volume, et pour quel service embaucher en priorité.

On voit dans la plateforme Notarly que le service famille représente la majorité de l'activité de cette étude. C'est donc au sein de ce service qu'il faudra embaucher en priorité !

La maturité

Vous avez atteint une vitesse de croisière. Vous signez des actes régulièrement, vos collaborateurs sont nombreux, mais votre croissance ralentit. Vous faites face à des périodes d'activité difficile, et aux départs de certains collaborateurs. C'est normal, mais il ne faut pas laisser la situation se détériorer.

Votre objectif : anticiper les période de forte activité pour mieux y faire face, et s'assurer du développement de vos collaborateurs en interne

Les indicateurs à mesurer :

1. La saisonnalité de votre activité : à quel moment ouvrez-vous le plus de nouveaux dossiers? Et quand signez vous le plus d'actes dans l'année? Avec cette information, vous pourrez prévoir d'embaucher du personnel en renfort quand il le faut. Prévoyez aussi vous libérer du temps pour assurer les signatures lors des pics d'activité
2. La charge de travail de vos collaborateurs : combien de dossier gère chacun d'entre eux? Quand est-ce que ces dossiers arriveront à leur terme? Cet indicateur vous permet de mieux estimer la disponibilité de vos collaborateurs dans le temps. L'objectif est simple. Répartir équitablement la charge de travail entrante, et mieux prévoir les congés de chacun en fonction des période où l’activité est moins dense.
3. La progression de vos collaborateurs : en combien de temps vos collaborateurs constituent-il un dossier en moyenne? Par rapport aux autres membres du service? Cet indicateur vous permettra d'identifier facilement quels collaborateurs ont besoin d'un accompagnement plus soutenu, ou d'une formation. Aussi, il vous sera très utile pour leur fixer des objectifs, et pour mener avec eux leurs revues de performance annuelle.

Dans cette étude, les collaborateurs ont des indices de productivité très différents. Ils appartiennent surement à des services distincts, ce qui explique une durée de traitement des dossiers très variable. Une attention particulière doit être portée au Clerc #1, qui semble mettre plus de temps que les autres pour terminer la constitution de ses dossiers. Prenez un point avec lui pour comprendre ce qui explique un tel score (charge de travail importante, types de dossiers traités, démotivation) et l'aider à remonter la pente !

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